Como o paperless ajuda as empresas no caminho da sustentabilidade?

O conceito conhecido como paperless ganha cada vez mais força e vem sendo adotado por empresas e pessoas que desejam contribuir com a sustentabilidade do planeta.

Vivemos um momento preocupante quando o assunto diz respeito ao meio ambiente.

A partir da Revolução Industrial, iniciada no ano de 1760 e marcando a transição do sistema feudal para o capitalismo, fez com que o homem buscasse a modernização e a ampliação dos processos produtivos.

Surgiram as máquinas e muitas pessoas passaram a desenvolver os seus trabalhos em fábricas, atendendo a uma demanda crescente e que viria a mudar completamente o destino da humanidade.

É inegável a contribuição das indústrias, proporcionando empregos e oportunidades para uma vida digna a muitas pessoas, além, é claro, de oferecer à sociedade produtos que trazem conforto e facilitam a vida.

No entanto, todo esse desenvolvimento acabou trazendo consequências desastrosas para o meio ambiente, pois, a partir dos processos industriais e do crescimento econômico dos países, o ser humano passou a agredir a natureza.

Isso passou a acontecer a partir de ações, como:

• desmatamento,
• poluição,
• ocupação de áreas,
• caça predatória,
• pesca ilegal,
• geração de resíduos, etc.

Somente no final da década de 1960 é que um novo assunto passou a fazer parte do dia a dia das autoridades governamentais, quando estudos demonstraram que o progresso estava contribuindo para a degradação da natureza e consequentemente criando problemas para o futuro da humanidade.

O futuro chegou e atualmente vivemos uma série crise mundial envolvendo problemas ambientais e desastres naturais que aumentam a cada dia em todo o planeta.

Neste post, apresentaremos o que é o paperless e de que maneira a sua empresa pode colaborar para diminuir os problemas causados ao meio ambiente e efetivamente iniciar o caminho da sustentabilidade. Continue lendo e conheça detalhes!

Entenda o que é o paperless

O paperless é um conceito que surgiu na década de 1970, quando os computadores começaram a se popularizar e passou-se a se imaginar um escritório 100% digital, ou seja, sem o uso de papéis.

Isso significa utilizar os recursos oferecidos pela área da Tecnologia da Informação, evitando que ocorram impressões de relatórios ou arquivamento de documentos que podem ser transformados em arquivos digitais.

Talvez você esteja se perguntando a respeito do quanto sua empresa pode colaborar com uma ação tão modesta, no entanto, pense a respeito e avalie o quanto sua empresa utiliza diariamente de papel, especialmente:

• folhas sulfite,
• blocos de anotações,
• post-its,
• envelopes,
• pastas,
• fichas, etc.

Observe a quantidade de arquivos físicos que sua empresa possui e o quanto de papel estão arquivados nesses móveis.

Para se ter ideia do problema, um artigo publicado pela Revista Casa e Jardim informa que diariamente são derrubadas entre 80 mil e 160 mil árvores no mundo para a fabricação de papel.

O resultado disso é desmatamento, destruição de ecossistemas e sérios problemas ambientais.

No entanto, o problema não para por aí, pois para se produzir uma folha de papel A4 são necessários 2 litros de água, de acordo com o Instituto Akatu, outro problema que vem preocupando cada vez mais a humanidade, ou seja, a escassez de água potável.

Confira os benefícios que o paperless traz para as empresas

Além do aspecto envolvendo a preservação do meio ambiente e a melhora das condições de vida dos seres, a adoção do conceito paperless traz muitos benefício para as empresas, como poderemos observar na sequência:

Redução de custos 

Não fica difícil prever que uma empresa que adota o paperless em suas práticas diárias diminui significativamente os custos com:

• aquisição de papéis,
• impressões,
• tintas,
• aquisição e manutenção de impressoras.

Além disso, os valores gastos com o armazenamento de documentos caem substancialmente, pois esses são transformados em arquivos digitais e são guardados em banco de dados, evitando as conhecidas perdas e extravios e facilitando o acesso quando necessário.

Aumento da produtividade

Uma grande vantagem da utilização desse conceito está em localizar de maneira fácil, rápida e precisa os documentos.

Um banco de dados pode ser acessado a partir de qualquer dispositivo digital, desde que se tenha login e senha para isso, quando em questões de segundos se torna possível localizar e visualizar os documentos.

Como resultado, ocorre um aumento significativo na produtividade dos colaboradores que não precisam mais arquivar ou buscar documentos impressos.

Maior competitividade no mercado

A partir do momento em que a produtividade melhora, a competitividade da empresa no mercado segue o mesmo caminho.

Cada vez mais, os consumidores exigem e desejam receber toda a atenção para as suas necessidades contando ainda com a precisão e rapidez nos processos.

A prática do paperless envolve inovação e automação de processos, portanto, uma prática valorizada pelo mercado e que possibilita grandes resultados.

Potencializa as práticas sustentáveis da empresa

Por fim, a adoção do paperless é o início de um processo que pode tomar proporções interessantes com relação às práticas sustentáveis da sua empresa.

Vale a pena lembrar que a sociedade e o mercado valorizam os empreendimentos que possuem políticas e ações voltadas à proteção ambiental e a sustentabilidade do planeta, portanto, esse é um assunto que precisa fazer parte da estratégia do seu negócio.

Como dar os primeiros passos rumo a uma empresa sem papel? 

Para iniciar um processo de paperless em sua empresa, o primeiro passo está em elaborar um planejamento estratégico para a migração.

Isso significa envolver todos os colaboradores e avaliar os documentos que, por força de lei, precisam ser mantidos fisicamente, bem como criar um plano de trabalho para que o processo de digitalização seja realizado.

É fundamental avaliar a infraestrutura de TI da empresa e desenvolver ações para que o processo ocorra sem atropelos e de maneira transparente.

A contratação de uma solução adequada e compatível com as necessidades de armazenamento eletrônico é indispensável, bem como o treinamento dos colaboradores para que todo o processo ocorra sem atropelos e falhas.

Por fim, o exemplo deve começar pelas lideranças, ou seja, é necessário desenvolver uma cultura na empresa voltada à sustentabilidade que esteja alinhada com a transformação digital do empreendimento.

Buscar o caminho da sustentabilidade é importante para toda empresa que queira marcar presença junto aos consumidores, uma vez que cada vez mais, as marcas que não estiverem associadas a essa nova realidade, estarão fadadas a desaparecerem do mercado.

Agora que você sabe mais sobre o paperless, leia nosso post que aborda: Por que a reciclagem de papel é vital para a sociedade?