Realizar o descarte de documentos corretamente vai muito além do processo de diminuir a papelada em sua empresa.
Essa ação possibilita que o seu empreendimento migre para a digitalização dos processos, diminua os gastos com material de expediente, reduza a quantidade de arquivos físicos e salas destinadas à guarda de documentos, e colabore de forma efetiva com a sustentabilidade do planeta.
No Brasil, de acordo com um estudo realizado pela PwC, são gastos anualmente 50 quilos de papel por habitante.
Isso significa que cada brasileiro consome o equivalente a 50 mil folhas do tamanho A4 todos os anos.
Considerando que para produzir uma folha de papel são necessários 10 litros de água, podemos concluir que estamos gerando um sério problema para natureza a partir dessa ação.
Devemos lembrar que o processo para a fabricação do papel envolve:
- madeira,
- água,
- energia elétrica.
Portanto, a partir dessa informação, fica claro que o desperdício de papel gera consequências graves para o meio ambiente, no entanto, a situação pode ser ainda pior quando o descarte de documentos não é realizado da maneira adequada.
Neste post, apresentaremos detalhes a esse respeito, de forma a esclarecer o que diz a legislação e de que maneira sua empresa deve tratar esse assunto. Continue lendo e saiba mais!
O descarte de documentos
O descarte de documentos exige cuidados e muita atenção, afinal, existe uma legislação que trata desse assunto.
Isso porque alguns documentos precisam ser guardados no formato físico por algum tempo e existe ainda a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), ou seja, uma legislação voltada aos cuidados a serem tomados com relação ao tratamento desses dados.
Acontece que os dados pessoais não podem ser simplesmente descartados, ficando à disposição daqueles que eventualmente tomem posse desses papéis.
Informações consideradas confidenciais ou pessoais podem estar nesses documentos, portanto, podem ser utilizadas por criminosos para a aplicação de golpes, colocando em risco a segurança e causando grandes transtornos a partir do uso indevido dos dados disponíveis.
Essa situação tanto vale para pessoas físicas como jurídicas, portanto, tenha cuidado com os documentos a serem descartados, eles precisam receber uma atenção especial.
Dentre os documentos que podem causar problemas, deve-se estar atento ao descarte de:
- boletos,
- notas fiscais,
- cadastros,
- papéis com dados de clientes, fornecedores ou parceiros de negócios,
- currículos, etc.
Leis que regulamentam o descarte de documentos
Além da LGPD, que chama a atenção para os cuidados que precisam ser tomados com relação aos dados que estejam na posse de sua empresa, existe outra lei e diretrizes que tratam desse assunto.
O Decreto nº 10.278/2020 estabelece as técnicas e requisitos para a digitalização de documentos públicos e privados.
Isso significa que os documentos digitais passam a ter os mesmos efeitos legais dos documentos físicos, situação que possibilita o descarte desses.
As exceções para a migração dos documentos para o formato digital são apresentadas no parágrafo único do Artigo 2º desse decreto, conforme segue:
“Parágrafo único. O disposto neste Decreto não se aplica a:
I – documentos nato-digitais, que são documentos produzidos originalmente em formato digital,
II – documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional,
III – documentos em microfilme,
IV – documentos audiovisuais,
V – documentos de identificação,
VI – documentos de porte obrigatório”.
O descarte de documentos pode ocorrer logo após a digitalização?
Sim! No entanto, e como vimos, é preciso a atenção para os documentos que precisam se manter no formato físico, uma vez que a digitalização desses não possui valor legal.
Com relação aos demais, o Artigo 9º do Decreto nº 10.278 apresenta a possibilidade do descarte dos arquivos digitalizados:
“Após o processo de digitalização realizado conforme este Decreto, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.”
Com relação ao descarte dos documentos digitalizados, eles só poderão ser excluídos do banco de dados após o transcurso dos prazos de prescrição ou ainda após a decadência dos direitos aos quais essas informações se referem.
É importante destacar que todas essas diretrizes são voltadas para o setor privado, uma vez que empresas do setor público precisam estar adequadas aos procedimentos previstos na legislação arquivística específica.
Nesse caso, torna-se necessário avaliar as diretrizes apresentadas pela:
- comissão permanente de avaliação de documentos,
- tabela de temporalidade e destinação,
- resoluções do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).
A descaracterização como alternativa segura e sustentável
A descaracterização antes do descarte de documentos é uma alternativa bastante interessante, evitando qualquer tipo de um possível vazamento de informações.
Trata-se de triturar esses materiais, utilizando-se de equipamentos voltados para esse fim, quando o papel é cortado em tiras muito pequenas, impossibilitando que ele seja recuperado para a leitura.
Essa ação é fundamental especialmente para o atendimento da legislação que envolve a LGPD já apresentada anteriormente neste post, além, é claro, de providenciar um descarte dos papéis atendendo as necessidades voltadas à confidencialidade das informações.
Papéis reciclados: uma nova vida ao descarte de documentos
Após avaliada a legislação e as normas estabelecidas, é hora da realização do descarte de documentos.
Então, depois da digitalização de todo esse material e a guarda daqueles que precisam ser preservados, é hora de dar o destino adequado aos documentos que podem ser descartados.
Passado por um processo de descaracterização, todo esse material deve servir como matéria-prima da linha de produção, para que se transforme novamente em papel e possa continuar atendendo as necessidades da sociedade.
Quando se recicla o papel, o impacto ambiental acaba ocorrendo, uma vez que de acordo com um estudo realizado pela WWF Brasil, a produção de uma tonelada de papel novo são consumidos:
- 60 eucaliptos,
- 100 mil litros de água,
- 5 mil KWh de energia.
No caso em que a mesma quantidade de produção ocorra com papel reciclado, os números são bem diferentes, necessitando para isso:
- 1.200 quilos de papel usado,
- 2 mil litros de água,
- entre 1.000 e 2.500 kWh de energia.
Diante dessa comparação, fica fácil fazer a escolha pela melhor opção para a sociedade atual e das gerações futuras, ou seja, sua empresa pode contribuir de maneira efetiva com a sustentabilidade do planeta, bastando para isso tomar decisões onde todos saiam ganhando.
Se o seu empreendimento busca por soluções e apoio no processo de reciclagem de papéis, conte com o Grupo Alto Tietê, uma empresa especializada no assunto e pronta para colaborar com o seu negócio e com o meio ambiente!
